Las normas de protocolo no son únicamente para los diplomáticos, como algunas personas suelen pensar. También se usan en las empresas. Es posible que algún error empresarial cometido involuntariamente pueda subsanarse si el protocolo ha estado presente. Hay quienes estiman que estas pautas a seguir están pasadas de moda, y que son detalles complicados para ser observados por un determinado grupo social. Pues dejo dicho que están muy fuera de la verdad, ya que es una ciencia y por tanto exige cumplimiento. Es cierto que antiguamente estaba reservado para el mundo de la diplomacia, pero la vida ha evolucionado y hoy se han instalado en las empresas a modo de organización, ya que en ellas actúan personas tanto internas como externas. El protocolo es el encargado de dar prioridad a las personas según sus jerarquías, cargos, edad, etc. Además es otra alternativa a la comunicación, la cual deberá reflejar la imagen de la empresa de forma correcta, en sintonía con su visión y valores.

Lo más apropiado sería que cada compañía creara sus propias normas para controlar los actos públicos que realice con clientes, proveedores, empleados, público en general o, a tono de gobierno, o con organizaciones internacionales. De igual manera, será quien marque la forma en que habrán de comportarse las personas que trabajan para esa empresa en particular, incluyendo cómo vestirse adecuadamente, cómo enviar una carta, cómo responder una llamada telefónica, etc.

En otras palabras, que éste sea un vínculo para facilitar la convivencia, aún dentro del ámbito comercial. Muchos de los lectores se dirán: Yo conozco los buenos modales y la cortesía. Sin embargo, a pesar de ser muy parecidas, las reglas empresariales difieren un poco del medio social porque requieren más formalidad.

Estas son ciertas nociones básicas:

a) El presidente de una corporación, su director o gerente, es quien dicta las pautas a seguir. Por ejemplo, se extiende la mano para saludar si él tomó la iniciativa. Se nombra “señor”, seguido del apellido, a no ser que él diga otra cosa.

b) Si lo visita un cliente o si él es el que visita, es él quien tiene la palabra por ser el más importante.

c) A las mujeres se las saluda con un apretón de manos, al igual que a los hombres. Todo cambia si ella es la del cargo superior y altera el ritmo del saludo con un beso.

d) Hay que guardar distancia. No se debe tutear, utilizar bromas o subir el tono de la voz, así no lucirá confianzudo.

e) La puntualidad es esencial en una cita o para iniciar una reunión. A veces no es tan grave si socialmente llega unos minutos pasada la hora, pero en el ámbito corporativo es una falta.

f) Las tarjetas de negocio se entregarán al principio o al final de la reunión, nunca en la mitad de la conversación. En los círculos sociales no existe esta regla.

g) En las presentaciones, se tendrá en cuenta nombrar primero al cliente, aún cuando el funcionario de la empresa ostente un cargo más relevante.

Todos estos son detalles mínimos, porque también tendrá en mente el comportamiento en la tecnología, tales como usar la computadora, ordenador, celular o móvil.