Desde que la Ciudad de Miami fuera incorporada en 1896, siempre ha habido alguien a cargo de documentar las decisiones y las discusiones de sus autoridades.

El primer secretario municipal fue J.M. Graham, quien apuntaba esta información con tinta negra en un enorme libro titulado “Minute Book 1, City of Miami”.

Hace unas semanas, los empleados de la Oficina del Secretario de la Ciudad de Miami descubrieron el libro cuando procesaban el inventario del departamento que estaba en almacenaje.

“Estábamos catalogando lo que había en algunas de las cajas de documentos, y encontramos esto”, dijo Nicole Ewan, coordinadora de registros públicos. “Está en condiciones impecables”.

El descubrimiento del libro - que será digitalizado e incluido en un sistema de archivos accesible al público - coincide con un importante momento de transición para esta pequeña oficina municipal. Actualmente, la Comisión de Miami está buscando a un nuevo secretario para reemplazar a Priscilla A. Thompson, quien se retiró en septiembre tras una década en ese cargo.

La Comisión eligió el jueves a tres finalistas entre los 13 candidatos que habían presentado solicitudes y que cumplen con los requisitos, incluyendo un diploma universitario y al menos cinco años de experiencia en la administración de registros. Dos de los finalistas trabajan actualmente en la Oficina del Secretario, y la tercera anteriormente trabajó en esa misma oficina.

“De esta manera, podemos promover desde adentro”, dijo el comisionado Francis Suárez, durante la reunión del jueves.

La comisionada Michelle Spence-Jones destacó por su parte la importancia de que los candidatos “ya conocen el sistema”.

Los finalistas son el secretario interino Dwight Danie; el subsecretario Todd Hannon; y Pamela Latimore, ex subsecretaria de la Ciudad.

•  Danie ha sido el supervisor de elecciones en la Ciudad desde el 2006, un cargo bajo la Oficina del Secretario. Es el único de los tres finalistas que tiene una maestría. Se graduó de Derechos Ambientales y Política en Vermont Law School en 1984, y en Administración de Silvicultura en la Universidad de Maine en 1983.

•  Hannon ha sido el subsecretario de la Ciudad desde abril del 2011. Anteriormente, había trabajado en servicios legislativos en la misma oficina por cinco años. Se graduó en Ciencias Políticas en la Universidad de California en el 2001.

•  Latimore ha sido la secretaria de la Ciudad de North Miami Beach desde febrero del 2011. Anteriormente, trabajó como subsecretaria y coordinadora del sistema de récords en la Ciudad de Miami desde el 2006. Se graduó en Administración Profesional de Barry University en el 2009.

En diciembre, la Comisión escogerá al nuevo secretario y establecerá su salario. Thompson, quien trabajó por 22 años en la Ciudad antes de ser nombrada al cargo de secretario, ganaba $192,000 cuando se retiró, por lo que era una de las empleadas municipales mejores pagadas .

El secretario es responsable por dirigir y coordinar la anotación de minutas de las reuniones de la Comisión y procesar todos los documentos públicos de este cuerpo electo. También supervisa las elecciones municipales y mantiene todos los registros permanentes, entre otras funciones.

Actualmente, la Oficina del Secretario está en el proceso de digitalizar las minutas de todas las reuniones de la Comisión desde la incorporación de la Ciudad. Este sistema computarizado permitirá al público buscar información de las minutas de las reuniones utilizando frases o nombres particulares. Anteriormente, esta información sólo se podía encontrar a través de microfilms.

“Primero escaneamos las minutas de las reuniones más recientes, y ahora estamos en los años 60”, dijo Rosemary Olivera, quien realiza este trabajo con Ewan. “Esperamos poder presentar esto al público pronto”.

El libro de anotaciones de J.M. Graham, que incluye precios de alimentos para animales en la última década del siglo 19, también formará parte del nuevo sistema.