Aumentaron el sueldo de la Comisión de Miami-Dade por error. Deben $3 millones, según auditoría

El nuevo software de recursos humanos de Miami-Dade contribuyó a un lío de nóminas para los empleados del condado, según una auditoría reciente, que encontró una supervisión laxa de los aumentos y más de $3 millones en pagos excesivos que pudieran tardar décadas en ser reembolsados en su totalidad.

La auditoría ordenada por la alcaldesa Daniella Levine Cava después de errores de pago con los comisionados del condado detalló problemas más amplios con el sistema y los procedimientos de nómina del condado.

El informe del Departamento de Auditoría y Servicios de Gestión detalla los desafíos con el sistema de software de personal llamado INFORMS, que se compró en 2018 bajo la administración del entonces alcalde Carlos Giménez y se implementó bajo Levine Cava.

Levine Cava solicitó la auditoría en agosto después de descubrirse que al comisionado Roberto González le habían pagado en exceso alrededor de $34,000 a través de un error de nómina que pasó desapercibido durante ocho meses hasta que el Miami Herald preguntó al respecto.

Esa investigación llevó al personal del condado a darse cuenta que a otros cinco comisionados también se les había pagado de menos unos $8,000 de más durante cinco meses. González devolvió el dinero, diciendo que no se había dado cuenta de un error de pago que comenzó casi inmediatamente después que fue nombrado al escaño del Distrito 11 a finales de 2022.

González pidió una auditoría independiente después que se reveló el error, y Juan Fernández-Barquín, secretario de la corte de Miami-Dade, dijo que contrataría a una empresa externa para llevarla a cabo. Ese informe aún está pendiente.

Los auditores bajo Levine Cava examinaron el sistema de nómina a cargo de su Departamento de Recursos Humanos, que recibió un nuevo director dos semanas después de conocerse los errores de compensación de la comisión. Los sonados errores de nómina pusieron de manifiesto una frustración más generalizada con INFORMS, incluidos pagos excesivos periódicos que los administradores achacaron a la transición a un nuevo sistema.

El informe de auditoría del 9 de noviembre fue publicado esta semana por la oficina de Levine Cava después de que el Herald lo solicitara el 14 de noviembre. Entre sus conclusiones:

▪ Hay 95 empleados con el acceso a INFORMS necesario para ajustar las nóminas de los empleados, pero el sistema no hace un seguimiento de cuáles de ellos hicieron cambios. Eso hace difícil rastrear porqué se cometieron errores.

▪ El uso irregular de los formularios de autorización requeridos permite que algunos cambios en las nóminas se realicen sin las aprobaciones adecuadas. Los auditores señalaron el caso de un empleado de adquisiciones al que se le concedió un ingreso de compensación único de $15,196 en concepto de reembolso de gastos de colegiaturas “sin documentos de justificación”. Según el informe, Recursos Humanos obtuvo la documentación requerida después que los auditores la solicitaron, y entonces descubrió un error aritmético en el reembolso.

▪ En septiembre, más de 4,000 de los cerca de 30,000 empleados del condado adeudaban dinero a Miami-Dade por $4.5 millones en sobrepagos de cheques anteriores. La cantidad pendiente el 3 de septiembre era de $3.2 millones, después de $1.3 millones en reembolsos.

▪ El informe no identifica las causas de todos los pagos en exceso, pero dijo que un análisis previo y una reciente verificación al azar encontraron que la mayoría estaban relacionados con empleados que hicieron ajustes en el período de pago anterior. Eso puede ocurrir cuando un empleado acaba trabajando horas distintas de las que estimó al presentar una tarjeta de control horario antes de que termine un período de pago.

▪ Normas del sindicato limitan los reembolsos a $50 por período de pago, lo que significa que Miami-Dade tardará años en recuperar algunos pagos excesivos.

▪ El informe cita a un empleado de Transporte y Obras Públicas que canceló retroactivamente seis meses de vacaciones pagadas tomadas años antes. El trabajador adeudaba entonces al condado $26,000 en concepto de vacaciones atrasadas, que se reembolsarán a razón de $50 cada 14 días. Los auditores señalaron que el reembolso llevará 521 pagos, “o el equivalente a 20 años para cobrar”. Un empleado del Departamento de Policía adeuda casi $39,000, que, según los auditores, tardará aproximadamente 30 años en devolver.

▪ Aproximadamente 270 empleados que deben unos $165,000 ya no trabajan para Miami-Dade, pero el condado no estaba persiguiendo las deudas cuando los auditores preguntaron. “No vimos evidencia de que Recursos Humanos o el Departamento de Finanzas recuperaran activamente estos saldos”, dice el informe.

▪ Recursos Humanos tuvo problemas para analizar algunos datos de compensación de INFORMS “porque el informe de registro de nómina solo está disponible como documento PDF, lo que hace difícil ... realizar pruebas comparativas a lo largo de múltiples ciclos de nómina”.

▪ Miami-Dade no ha actualizado algunas partes del sistema INFORMS. Un sistema de gestión de personal que se lanzó en junio de 2022 ha tenido 14 actualizaciones de software disponibles desde entonces, pero Miami-Dade se negó a usar la mayoría de ellas, diciendo que los esfuerzos se centraron, más bien, en la “estabilización del sistema”.

También en el informe, los auditores recomendaron a Miami-Dade reducir el número de empleados autorizados a realizar cambios en la nómina, encontrar formas de actualizar el software INFORMS regularmente y negociar con los sindicatos para elevar el límite de los pagos de reembolso de los empleados.

Esta historia fue publicada originalmente el 29 de noviembre de 2023, 4:28 p. m..